Lorsqu'un locataire entre ou quitte un logement en cours de mois, le bailleur doit calculer un loyer au prorata temporis. Ce calculateur vous donne le montant en fonction de la date et du loyer mensuel.
Le prorata de loyer se calcule par une simple règle de trois : on rapporte le loyer mensuel au nombre de jours réellement occupés dans le mois.
Loyer au prorata = Loyer mensuel × Nombre de jours occupés / Nombre de jours dans le mois
On utilise le nombre de jours calendaires du mois concerné (28, 29, 30 ou 31 selon le mois). Cela signifie qu'un même loyer ne donne pas le même prorata journalier selon le mois.
Pour une entrée en cours de mois, on compte les jours restants jusqu'à la fin du mois (date d'entrée incluse). Inversement, pour une sortie en cours de mois, on compte les jours écoulés depuis le début du mois jusqu'à la date de sortie (incluse).
Le premier jour à facturer est celui de l'état des lieux d'entrée, date à laquelle les clés sont remises au locataire. Cette date est souvent postérieure à la date de prise d'effet du bail, car l'état des lieux est rarement planifié au moment de la signature. C'est bien la date de l'état des lieux d'entrée qui fait courir le loyer, et non la date de début du bail.
Le calcul est : loyer × (jours restants dans le mois) / jours du mois. Par exemple, pour une entrée le 15 d'un mois de 30 jours, il reste 16 jours (du 15 au 30 inclus).
Le dernier jour à facturer est celui de l'état des lieux de sortie, date à laquelle le locataire rend les clés. Le loyer est dû jusqu'à ce jour inclus.
Lorsque le locataire annonce sa volonté de partir, il transmet un écrit au bailleur (lettre recommandée ou remise en main propre) qui déclenche la période de préavis. Le loyer n'est cependant pas arrêté à la date de fin de préavis mais bien à la date effective de sortie du locataire, c'est-à-dire au jour de l'état des lieux de sortie, qui est, en général organisé avant la fin du préavis, mais il se peut qu'il se fasse après la fin du préavis si les deux parties n'ont pas pu se mettre d'accord sur une date.
Si le loyer est payé à échoir (en début de mois pour le mois en cours, ce qui est le cas le plus fréquent), le locataire aura payé le mois entier. Le bailleur doit alors rembourser le trop-perçu correspondant aux jours non occupés.
Ce remboursement se prend en compte dans le solde locatif établi après l'état des lieux. Le paiement de ce solde (positif ou négatif) se fait le plus souvent dans un délai d'un mois, ce qui correspond au délai légal du remboursement du dépôt de garantie. Il peut cependant varier, vous pouvez consulter les modalité de remboursement de la caution de garantie pour ne pas faire d'erreur.
Il est conseillé de faire un rappel de charge lors du calcul du solde locatif après la sortie de votre locataire, mais toutes les charges ne sont alors pas connues. Le propriétaire dispose d'un délai de 3 ans après le départ du locataire pour effectuer des rappels de charges (source : service-public.fr)
Cela concerne notamment les régularisations de charges annuelles et les rappels suite à la réception de la facture de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, si vous ne l'incluez pas dans les provisions de charges. Nous vous proposons d'ailleurs un outil d'estimation des provision de charges pour bien établir le montant des charges que vous incluez dans le loyer, et ainsi éviter de devoir faire des rappels de charge après le départ de vos locataires.
Si vous utilisez le prélèvement SEPA pour encaisser vos loyers, sachez que le mandat SEPA reste valide 36 mois après le dernier prélèvement. Vous pouvez donc réaliser un rappel de charges par prélèvement bancaire même après le départ du locataire.
Certains bailleurs utilisent un mois forfaitaire de 30 jours, quel que soit le mois concerné. Cette méthode, parfois appelée « mois bancaire », simplifie le calcul :
Loyer au prorata = Loyer mensuel × Nombre de jours occupés / 30
Cette approche est moins précise mais acceptable si elle est convenue entre les parties. Elle avantage légèrement le locataire en février (28 ou 29 jours) et le bailleur en janvier, mars, mai, juillet, août, octobre et décembre (31 jours).
Une autre méthode consiste à raisonner sur le loyer annuel rapporté à 365 jours (ou 366 les années bissextiles) :
Loyer au prorata = (Loyer mensuel × 12) × Nombre de jours occupés / 365
Cette formule lisse les écarts entre les mois et donne un prorata journalier constant sur toute l'année. Elle est surtout utilisée dans les baux commerciaux mais peut être appliquée aux baux d'habitation si le bail le prévoit.